Wollige Communicatie

Claus Copywriting
Nov 21, 2019
8 min read

Updated: Aug 24, 2021

Het intrigeert me. Niemand wordt ermee geboren, je leert het niet op school en tot ongeveer je twintigste praat je helder, normaal Nederlands. Aap, noot, Mies.. Geen speld tussen te krijgen. Iedereen die het begrijpt. Maar dan gebeurt er gaandeweg -dat wil zeggen, met een deel van ons- iets, ergens..

HET DRAADJE KWIJT

Vaak betreft het politici, managers of coaches, in mijn ervaring, of spiritueel ontwaakten.. Mediatraining wil ook wel eens meer kwaad dan goed doen. Ik merkte het voor het eerst op in mijn allereerste baantje, waarbij ik geregeld een vergadering mocht notuleren. Urenlang vergaderen, met iets van vijftien personen. Allemaal managers. En als ik die notulen dan later uittypte, bleken ze heel kort en bondig te kunnen zijn.

Het bleek heel kort en bondig te kunnen!

MANDJE VAN TICHELAAR, UIT MAKKUM

Piet, die tien minuten aan het woord was geweest, bedoelde eigenlijk ‘ja’. En Marja die daarop inviel en ook nog eens vijf minuten orakelde, zei eigenlijk ‘mee eens’. Mijn toenmalige baas was het gelukkig ook eens met die bondige notulen en liet me weten dat de vermelding ‘Piet en Marja waren het ermee eens’ er niet eens in hoefde. Maar hij zei er niets van, tijdens die vier uur durende vergaderingen…

SAME SAME

En kennelijk viel het Piet en Marja zelf ook niet op, bij het lezen van de notulen, dat hun bijdrage er niet in stond.. En dachten ze ook niet ‘dan de volgende keer maar niet’.. Nee hoor, in de volgende vergadering ging het gewoon weer net zo.

Wanneer zijn we gestopt, met helder schrijven?

BEGRIJPEND LEZEN & SCHRIJVEN

Ik moest er weer aan denken, nu alle ambtenaren op een cursus 'helder schrijven' moeten. Wanneer zijn we dan gestopt met helder schrijven, vroeg ik me af. En anderzijds: wanneer zijn we gestopt met goed te lezen en horen wat de ander zegt? Hangen die twee eigenlijk niet heel erg met elkaar samen? Begrijpend lezen blijkt, volgens onderzoek, namelijk ook behoorlijk onder de maat.

Ook op scholen wordt er kennelijk niet genoeg aandacht geschonken aan begrijpend lezen. Wat is daarvan het gevolg? Als we elkaar niet meer begrijpen.. Supersnelle communicatiemiddelen, maar we snappen niet meer wat we elkaar toesturen!

QUE?

Probeer het maar eens: stel eens een e-mail op met daarin drie heldere vragen. Puntsgewijs. Nummer ze, voor mijn part. De kans dat je op alle drie een (helder) antwoord krijgt, is vrijwel nihil. En dan moet er dus nog een tweede mailtje ‘overheen’, omdat die derde vraag niet voor de leuk was.. Zelfs bij offertes en communicatie in de verkoop (waarbij de andere partij dus echt iets te winnen heeft), is dit aan de orde van de dag.

En wat bedoel je nu precies..?

ME FROM BARCELONA Sommige mensen bedienen zich van nature van wollige communicatie, of hebben het in ieder geval niet eens meer zelf in de gaten.. Ik hoor mijzelf daarom de laatste tijd steeds vaker ‘Dat was geen antwoord op mijn vraag’, zeggen. Of ‘..En wat bedoel je nu precies, wat is het punt dat je wilt maken?’. Vaak reageert men echter anders op onduidelijkheid en meestal zelfs helemaal niet. Terwijl het gros waarschijnlijk net zoals ik, de draad allang kwijt is. Of als de coach een andere zin afmaakt, dan dat ‘ie begonnen is.

(lees hieronder verder)

Mijn eerdere blogs, die op weg helpen:

Uw Copywriter denkt met U mee! (1) - briefing

Uw Copywriter denkt met U mee! (2) - vormgeving

Casus 1: de Uitleg Werkwijze

For Starters

En ik stelde -in dit kader- mijn White Paper op, de Website Checklist:

(vervolg)

JIP EN JANNEKE-TAAL

Waarom doen we dat eigenlijk? Denken we slim over te komen door wollig taalgebruik en dom als we vragen om het iets duidelijker te verwoorden? Of is helder praten en schrijven (te) ingewikkeld geworden? Moeilijker dan ‘wollig’? Soms lijkt het er wel op..

WOOLY JUMPER

Ik heb deze blog met opzet niet ‘Wollig taalgebruik’ genoemd, maar ‘Wollige Communicatie’, want het praten in raadsels is meer dan alleen ingewikkelde woorden of zinsconstructies gebruiken. Het is je niet (al te) begrijpelijk willen uiten (denk aan politici die moeilijke vragen ontwijken), het onvermogen om tot de kern te komen, de focus op jezelf leggen en op jouw punt boven het tot elkaar komen, of conflictvermijding.

meer dan alleen ingewikkelde zinsconstructies..

WE LOPEN, RENNEN, SPRINGEN, VLIEGEN, VALLEN..

Er wordt soms al gereageerd, voordat de ander is uitgesproken en zonder dat er echt goed is geluisterd. Er worden reacties getypt die niets met het onderwerp te maken hebben, omdat er niet goed gelezen is. Er worden adviezen gegeven, zonder zich af te vragen of iemand daar eigenlijk wel behoefte aan heeft én er worden tips gegeven, zonder zich in de materie of de persoon verdiept te hebben.. Het is niet effectief en het leidt af van waar het om gaat.

DRIE WOORDEN, EERSTE WOORD, TWEE LETTERGREPEN..

Laat staan dat we tegenwoordig nog veel hints meekrijgen. Je ziet dat opvallend veel op de sociale media. Toegegeven, lichaamstaal is natuurlijk ingewikkeld via internet, maar kennelijk heeft dat onze observatie in het ‘echte’ leven ook danig beïnvloed. Wellicht omdat er dan geen smileys bij staan? We lezen niet alleen niet meer goed, we kijken ook steeds beroerder..

Dan had hij toch wel gewoon ‘ja’ gezegd?

SPREKEN IN TONGEN

Wollige communicatie vertroebelt en zorgt voor irritaties. Want als je op het eind van zo’n vergadering aan Jan vraagt ‘Bedoelde Piet nu niet gewoon ‘ja’?, dan durft Jan dat toch niet zo concreet te beamen. Want dan had hij toch wel gewoon ‘ja’ gezegd, nietwaar? Politici verliezen geloofwaardigheid, ondernemers de sympathie van hun werknemers en bij klanten holt het vertrouwen in hetgeen hen aangeprezen wordt, zienderogen achteruit.

TOVERPAP

We draaien vaak met z’n allen heel ingewikkeld om de hete brij heen. We verspillen de tijd van veertien managers, omdat we niet ter zake kunnen komen. Omdat we niet toe durven geven dat we de vraag niet snappen. Hoe kom je eigenlijk over, als je ongevraagde adviezen geeft, terwijl die ander daar helemaal niet om gevraagd heeft? Is het niet veel beter om gewoon ‘dat weet ik niet’ te zeggen en ‘ik zal me er eerst in moeten verdiepen’?

ZINNIG

Een tijd lang vroeg ik me, tijdens dat eerste baantje, af of ik ‘de gek’ was, die het allemaal niet begreep. Misschien was dit wel jargon.. Misschien moest je zo praten om je baan niet kwijt te raken, of misschien bevatte de materie wel een hogere mate van complexiteit, dan ik ervan mee kreeg. Maar dat was niet zo. En dat is eigenlijk nooit zo. Ook ingewikkelde materie is begrijpelijk onder woorden te brengen. Dat is juist de kunst.

TOREN VAN BABEL

Ik ben goed in het analyseren, gadeslaan en bestuderen van een afstandje. En dan merk je dus hoe ingewikkeld we dat doen, dat communiceren. En dat hoeft helemaal niet. Sterker: als je een klant of doelgroep aan wilt spreken, is het juist contraproductief!

RECHTDOORZEE

Dat merkt de communicatiespecialist, als hij de klant vragen gaat stellen. Over doel en doelgroep bijvoorbeeld. Het wollige moet er dan vaak eerst, voor de helderheid, vanaf. Maar het gekke (of juist niet) is, dat ook communicatiespecialisten zich hebben aangepast. Er blijken best wel wat mensen te zijn die in de communicatiebranche werken en die tóch nogal slecht zijn, in helder communiceren..

of de Solanum Tuberosum talrijk present is..?

STAMPOT

Toch doen we ‘het’ doorgaans heel selectief, dat wollige. Niemand gaat naar huis om aan vrouw of manlief te vragen ‘of de Solanum Tuberosum talrijk present is, om de stoemp een vastige, samenhangende consistentie te verlenen.’ Maar ik kan me vergissen.. ;-)

WAT KUN JE ZELF DOEN - 5 TIPS voor heldere communicatie:

1. Bereid je voor: Als jouw reactie of bijdrage nodig of gevraagd is, zorg dan dat je vooraf helder hebt, wat je over wilt brengen, welke punten voor jou/ jouw bedrijf/afdeling belangrijk zijn en verwoord deze zodanig, dat er geen andere uitleg aan gegeven kan worden. Is jouw mening niet nodig of draagt deze niets wezenlijks bij, onthoud je dan van commentaar. (Lees ook bovenstaande blogs, voor een goede samenwerking met uw copywriter of communicatie specialist.)

2. Time Management:

Gaandeweg, tijdens het spreken, ideeën en zienswijzen bedenken en formuleren is prima bij brainstorm sessies of als er out of the box gedacht moet worden, maar op andere momenten ben je wel erg veel tijd en energie aan het vergen van jouw toehoorders. Het kan bovendien overkomen alsof je niet voorbereid bent, of niet bekend met de materie.

3. Actieve houding:

Neem fysiek een actieve houding aan, tijdens een vergadering, briefing of overleg, of blijf staan. Achterover leunen in een stoel zorgt ervoor dat je ook mentaal niet helemaal 'aan' staat. Zorg ervoor dat je ook actief naar anderen luistert, zodat je niet in herhaling valt. Door goed te luisteren en/of te lezen kun je ook veel beter op vragen antwoorden op een manier die zinvol is. Doe liefst geen aannames in de communicatie met klanten, maar stel vragen. 'Spiegelen' is ook een goed idee.

4. Kwetsbaarheid: Toegeven dat je iets niet weet, of kennis niet paraat hebt en het moet opzoeken is geen zwaktebod. Het scheelt tijd en is duidelijk. Er maar omheen praten, op zo'n moment, is weinig productief. Een vervelend maar eerlijk bericht wordt doorgaans meer gewaardeerd dan een omfloerst en ontwijkend verhaal, ook bij klantenservice. Hulp inroepen bij (schriftelijke) communicatie is beter dan klanten afstoten. Merk je dat je conflicten hebt die over de vorm en niet zozeer over de inhoud gaan, dan is dit een indicatie van wollige communicatie.

5. Voorbeelden en advies:

Kom alleen dan met (praktijk)voorbeelden, als jouw punt niet duidelijk is. Iets dat helder is behoeft doorgaans geen toelichting. Het kan zelfs afleiden van de kern/ van wat je over wilt brengen. Geef advies als daarom gevraagd wordt, of geef aan dat je bereikbaar bent voor advies, mocht dat wenselijk zijn.

ERGO

Wollige communicatie is niet effectief. Begrijpelijk lezen, luisteren en schrijven juist wel. Er bestaat een online tool (accessibility.nl), waarmee je een indicatie krijgt van de leesbaarheid van jouw tekst. Het feit alleen dat er behoefte bestaat aan een dergelijk hulpmiddel, zegt voldoende. Neem jouw toehoorder serieus en doe moeite je begrijpelijk te uiten. Of laat je daarbij helpen, door een copywriter, bijvoorbeeld. Het scheelt ook nog eens ontzettend veel tijd.